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Word のドキュメントを書く際によく確認する情報

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ドキュメントを書くときは Word かエクセルホーガン氏 (エクセル方眼紙) を使うことがちょいちょいあるかと思います。

Word でドキュメントを書く際によく確認する情報のあれこれをメモとして。
以下のような内容を書いています。

  • メイリオを使用する際の行間の調整
  • スタイルを使って書式を設定
  • 脚注の編集
  • 水平線を引く
  • 一部のページだけ横向きにする
  • 図形と文字の位置調整
  • 段落番号の設定
  • 見出しごとに自動改行
  • 文書のテンプレート化

■メイリオを使用する際の行間の調整


書式のフォントをメイリオにした場合、改行をすると以下のような行間になってしまいます。

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これを調整するためには、Word 2003 または Word 2007 でメイリオ フォントを使用した場合に行間が大きく空く の対応をする必要があります。

上記の情報に記載されている行間に変更します。
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行間を変更すると、メイリオを使用しても以下のような行間にすることができます。
他ののフォントを使用して、行間が空いてしまう場合の対応としても使えそうですね。
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■スタイルを使って書式を設定


書式の設定は原則としてスタイルを使って指定するようにしています。
# 一度しか使わないものをスタイルとして登録するかどうかは人によって対応方法があるかもしれないですね。

ホームタブにスタイルが表示されていますが、これはスタイルギャラリーに追加されているものになるため、一部のスタイルは表示されていないことがあります。
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そのため、設定しているスタイルが多くなった場合は、スタイルのダイアログ (作業ウィンドウ) を表示します。
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作業ウィンドウが開いたら右や左に固定しておくとよいかと。

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新しいスタイルの作成はスタイルの作業ウィンドウのアイコンから設定したり、
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メニューから設定できます。
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書式を変更した場合は、対象のスタイルを右クリックして [選択個所と一致するように~] や、[変更] を使って体裁を整えるとよいかと。

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また、スタイルにはスタイルの変更の書式設定からショートカットキーを割り当てることができます。
スタイルにショートカット キーを割り当てる
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頻繁に使うスタイルはショートカットを割り当てておくとよいかと。

 

■脚注の編集


参考文書を作成する際には脚注を設定することがあります。
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脚注を設定すると文末に注釈が表示されます。

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脚注のスタイルはデフォルトでは [標準] になっていますので、スタイルを変更する場合には、脚注で右クリックして [スタイル] をクリックして、
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[脚注文字列] を設定し、追加されたスタイルを変更するとよいかと。

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また、脚注の線は変更することができるのですが、手順が少し複雑です。
脚注や文末脚注の境界線を変更または削除する

一度、下書きを表示して

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[参考資料] の [注の表示] をクリックします。

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そうすると脚注が表示されますので [脚注の境界線] を選択すると線が変更できます。
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デフォルトの線の長さを変える方法がいまいちわかっていないので、水平線を新しく追加してしまっていますが。

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■水平線を引く


ヘッダー / フッター / 脚注の境界線等には水平線を引くことがあります。

デフォルトで追加されヘッダーやフッターは以下のようになります。
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これだと少し味気ないので水平線を引いてみます。
水平線を挿入する

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線の種類を変えたい場合には、水平線を選択して右クリックまたはダブルクリックして [水平線の書式] をクリックします。
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デフォルトだと灰色になっているので色を変更することができます。
# Word 2013 からグラフィカルな水平線はオンライン画像を使うようになっているようですが、二重線とかにはできないんですかね。
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水平線でなく [—] [===] [~~~] の記号を 3 個連続して入力して Enter で引いた線でもよいかもしれませんね。
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他にもオートシェイプの直線を使ったりもできるかと思います。
脚注にオートシェイプの直線を使いたい場合は、本文に一度オートシェイプを配置してコピペしないとだめかもしれませんが。

 

■一部のページだけ横向きにする


Word のドキュメントは一部のページだけ横向きにするということが可能です。
印刷の向きを選択する

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印刷の向きは文書全体かセクション単位に変えることができます。
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横向きにしたい場合には、ページレイアウトの [区切り] から [セクション区切り] を設定していくとよいかと。
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■図形と文字の位置調整


文書に以下のように図形を挿入したい場合があるかと。
# 私は描画キャンパスを挿入してその中に図形を描くようにしていますが。
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どのように文字を配置するかは、[ページレイアウト] の [文字列の折り返し] で設定できます。
Word 2003 で文章を入力しても挿入した図形が移動しないようにする方法
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プロパティからも設定できますね。

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■段落番号の設定


連番を振りたいときには段落を設定するかと思います。

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途中で番号をリセットしたい場合は、段落で右クリックをすると [1 から再開] があるのでこれを使うとよいかと。
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これは番号の設定からもできますね。
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レベルを下げた場合の書式はアウトラインで調整をすることになりますので、段落を設定したら一度 Tab 等でレベルを下げたものを作って、どのようになるかを確認しておくとよいかもしれないですね。
段落とアウトラインは基本的にセットになるのかなと。

 

■見出しごとに自動改行


デフォルトでは、[見出し 1] 等のスタイルを指定するとその行は目次の章見出しになるかと思います。

章が変わった場合は新規のページとしたいということがあるかと思います。
新しい見出しになる前に [Ctrl] + [Enter] で改行を指定してもいいのですが、結構面倒だと思いますので、自動的に改行をしたいスタイルには、スタイルの段落から [段落前で改ページする] を有効にしておくとよいかと。
改ページ位置を調整する
意図しないページ区切りに関するトラブルシューティング ガイド
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■目次の編集


[参考資料] の [目次] から自動作成の目次で定義されている目次を利用することができます。

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目次はカスタマイズできます。
目次の書式を設定する

Office 2013 の場合は、[ユーザー設定の目次] から変更できますので、どのスタイルを目次に設定するかもここから変更できます。
# 目次のレベルも含めて変更できます。
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■文書のテンプレート化


いろいろと設定をしたドキュメントはテンプレート化しておくと再利用が楽になります。
Word 文書をテンプレートとして保存する

最初に作成したドキュメントの場合は [normal.dotm] をテンプレートとして作成されているものになるかと。
normal.dotm も修正できるようですが、ユーザー定義のテンプレートとして保存するのが一般的でしょうか??
# C:Users<ユーザー名>AppDataRoamingMicrosoftTemplates に配置されています。
標準テンプレート (Normal.dotm) を変更する

 

■改行文字が通常とは違う形式で表示されたら


通常、日本語環境では、改行文字は「くいっとした矢印」で表示されますが、環境によっては以下のような記号が表示されることがあります。
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これは、US 版のマークとなるようですので、[WD2000] Word の段落記号が US 版のマークで表示される を参考に、適切なバージョンのレジストリを変更することで回避できるかと。
# Word 再起動で設定が反映されます

 

この辺を使うだけでもそれなりに見栄えのするドキュメントを作成できるのかなと。
# というより私はこの辺しか使えないのですが…。

Written by masayuki.ozawa

9月 13th, 2013 at 12:59 am

Posted in Office

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